엑셀 조건부 서식은 어디에 있나요?

셀을 선택한 뒤 홈 탭의 스타일 그룹에서 조건부 서식을 누르면 됩니다. Windows용 엑셀에서는 데이터를 선택하면 오른쪽 아래에 나타나는 빠른 분석 단추(Ctrl+Q)의 서식 탭에서도 데이터 막대, 색, 아이콘 집합 같은 규칙을 바로 걸 수 있습니다.

조건부 서식으로 행 전체에 색을 칠하려면 어떻게 하나요?

칠할 표 범위 전체를 선택하고 새 규칙에서 「수식을 사용하여 서식을 지정할 셀 결정」을 고른 뒤, 기준 열 앞에만 $를 붙인 수식을 넣습니다. 예를 들어 A2:F100을 선택하고 D2가 0보다 작은지 보는 수식을 D2 대신 $D2로 써서 넣으면, D열 값이 음수인 행 전체가 칠해집니다.

조건부 서식 규칙이 여러 개일 때 색이 안 바뀌는 이유는 무엇인가요?

규칙은 조건부 서식 규칙 관리자 목록의 위에서 아래 순서로 평가되고, 서로 충돌하면 위쪽 규칙만 적용됩니다. 새 규칙은 기본적으로 맨 위에 추가되니, 규칙 관리에서 순서를 확인하고 위로 이동·아래로 이동으로 바꿔 보세요. True일 경우 중지가 켜진 규칙이 있는지도 확인해 보시면 좋습니다.

엑셀 데이터 막대에서 숫자는 숨기고 막대만 보이게 할 수 있나요?

네. 규칙 관리에서 데이터 막대 규칙을 편집할 때 「막대만 표시」를 선택하면 셀 값은 표시하지 않고 막대만 보여 줍니다. 아이콘 집합에도 같은 방식의 「아이콘만 표시」 옵션이 있습니다.

엑셀 조건부 서식 | 숫자를 색·막대·아이콘으로 한눈에 보는 법

엑셀 조건부 서식은 셀 값에 따라 색이나 막대, 아이콘이 자동으로 바뀌도록 규칙을 걸어 두는 기능입니다. 기준보다 큰 값만 칠하는 셀 강조 규칙부터 값의 크기를 막대 길이로 보여 주는 데이터 막대, 높낮이를 색의 농도로 보여 주는 색조, 구간을 신호등처럼 나누는 아이콘 집합까지 고를 수 있는데요. 기본 규칙으로 안 되는 조건은 수식으로 직접 정할 수 있고, 규칙이 여러 개일 때는 목록 위쪽 규칙이 먼저 적용됩니다.

"숫자만 빽빽한 표에서 어디가 문제인지 한 번에 보이게 할 수는 없을까?" 광고 리포트나 매출표를 받아 들면 숫자는 다 있는데, 정작 줄어든 곳이 어디인지는 한 줄씩 눈으로 따라가야 할 때가 많죠. 손으로 셀에 색을 칠해 두면 숫자가 바뀔 때마다 다시 칠해야 하는데요, 조건부 서식은 이 일을 규칙으로 맡겨 두는 방법입니다. 이번 글에서는 엑셀 조건부 서식을 켜는 곳과 규칙 고르는 법, 수식으로 행 전체를 칠하는 법, 규칙이 겹칠 때 정리하는 법까지 Microsoft 공식 도움말 기준으로 정리해 보겠습니다.

1. 엑셀 조건부 서식은 무엇이고, 어디서 켜나요?

도움말은 조건부 서식을 데이터의 패턴과 추세를 더 분명하게 보여 주는 기능으로 소개하는데요. 셀 값을 기준으로 서식을 정하는 규칙을 만들어 두면, 값이 바뀔 때 서식도 그 규칙에 맞게 따라 바뀌는 구조입니다. 셀 범위뿐 아니라 엑셀 표와 피벗 테이블 보고서에도 적용할 수 있습니다.

저는 이 기능을 자동 형광펜이라고 생각하면 이해가 쉬웠는데요. 「100보다 작으면 노랗게」라는 약속을 형광펜에 미리 알려 주면, 셀의 숫자가 바뀔 때마다 엑셀이 그 약속대로 다시 칠해 주는 셈이죠.

켜는 곳은 두 군데입니다.

리본 메뉴: 서식을 적용할 셀을 선택한 뒤 홈 탭의 스타일 그룹에서 조건부 서식을 누릅니다. 여기서 셀 강조 규칙, 상위/하위 규칙, 데이터 막대, 색조, 아이콘 집합, 새 규칙, 규칙 지우기, 규칙 관리를 고를 수 있습니다.
빠른 분석(Windows용 엑셀 기준): 데이터를 선택하면 선택 영역 오른쪽 아래에 빠른 분석 단추가 나타나고, Ctrl+Q로도 열 수 있습니다. 서식 탭에서 옵션 위에 마우스를 올리면 결과를 미리 보여 주는데요, 숫자를 선택했을 때는 데이터 막대, 색, 아이콘 집합, 보다 큼, 상위 10%가 나오고 텍스트만 선택했을 때는 텍스트, 중복, 고유, 같음이 나옵니다.

그렇다면 이 여러 규칙 가운데 무엇을 골라야 할까요?

2. 숫자를 한눈에 보려면 어떤 규칙을 고르면 될까요?

보고 싶은 것이 「기준을 넘은 셀」인지, 「값의 크기 차이」인지에 따라 고르면 됩니다.

규칙	이럴 때	공식 도움말 설명
셀 강조 규칙	기준보다 크거나 작은 값, 특정 글자가 든 셀, 날짜, 중복 값을 찾을 때	보다 큼, 다음 값의 사이에 있음, 텍스트 포함, 발생 날짜, 중복 값 등
상위/하위 규칙	상위 10개, 하위 10%, 평균 초과·미만을 볼 때	셀 범위에서 최상위 값과 최하위 값, 평균과 비교한 값
데이터 막대	값의 크기를 막대 길이로 비교할 때	긴 막대는 큰 값, 짧은 막대는 작은 값
색조	값의 분포와 높낮이를 색의 농도로 볼 때	2색조 또는 3색조 그라데이션, 3색조는 높은·중간·낮은 값
아이콘 집합	값을 몇 개 구간으로 나눠 표시할 때	임계값으로 구분되는 3~5가지 범주, 아이콘마다 값의 범위를 나타냄

실무에서 자주 쓰는 상황으로 옮겨 보면 이렇습니다.

목표 미달만 표시: 전환 수 열을 선택하고 셀 강조 규칙에서 기준값보다 작은 셀을 칠하는 비교를 고른 뒤 기준값을 넣습니다.
캠페인별 비용 비교: 비용 열에 데이터 막대를 걸면 숫자를 읽기 전에 막대 길이로 큰 곳이 보입니다. 규칙을 편집할 때 막대만 표시를 고르면 숫자는 숨기고 막대만 남길 수도 있습니다.
증감률 훑어보기: 증감률 열에 색조를 걸면 높은 값과 낮은 값이 색으로 갈립니다.
구간별 상태 표시: 아이콘 집합을 쓰면 신호등이나 화살표로 구간을 나눌 수 있는데요, 조건을 설정할 때 일부 구간에 셀 아이콘 없음을 고르면 기준 아래로 떨어진 셀에만 경고 아이콘을 남기는 식으로도 쓸 수 있습니다.

엑셀 조건부 서식으로 비용 열에 데이터 막대, 전환 열에 아이콘 집합, 증감률 열에 색조를 건 캠페인 표 실제 엑셀 화면(가상 데이터): 비용은 데이터 막대, 전환은 아이콘 집합, 증감률은 색조, 클릭 수 4,000 미만은 셀 강조 규칙으로 칠한 모습입니다.

도움말은 색조와 데이터 막대의 최소값·최대값 종류로 백분위수를 고르는 방법도 안내합니다. 극단적인 값이 있으면 데이터가 시각적으로 올바르게 표시되지 못할 수 있기 때문인데요, 매출 한두 건이 유독 큰 표라면 규칙 편집에서 최소값과 최대값 종류를 백분위수로 바꿔 보시길 권합니다. 그런데 「D열이 음수면 그 행 전체를 칠하고 싶다」처럼 기본 목록에 없는 조건은 어떻게 할까요?

3. 기본 규칙으로 안 될 때, 조건부 서식 수식은 어떻게 쓰나요?

이럴 때는 새 규칙에서 규칙 유형을 수식을 사용하여 서식을 지정할 셀 결정으로 고릅니다. 그다음 다음 수식이 참인 값의 서식 지정 상자에 수식을 넣는데요, 수식은 등호(=)로 시작해야 하고 TRUE(1) 또는 FALSE(0)의 논리값을 돌려줘야 합니다. 마지막으로 서식을 눌러 조건에 맞을 때 쓸 글꼴, 테두리, 채우기를 고르면 되죠.

여기서 가장 헷갈리는 부분이 셀 참조입니다. 도움말에 따르면 워크시트에서 셀을 클릭해 수식에 넣으면 절대 참조($B$2처럼 고정된 주소)가 들어가는데요, 선택한 범위의 각 셀마다 참조가 자동으로 조정되게 하려면 상대 참조를 써야 합니다. 참조 형식 도움말의 표처럼 $A1은 열은 고정하고 행만 따라 움직이는 혼합 참조라서, 행 전체를 칠할 때는 이 형태가 잘 맞습니다.

행 전체 칠하기 예시: A2:F100을 선택하고 =$D2<0을 넣으면, 각 행이 자기 행의 D열 값을 보고 음수일 때 그 행 전체가 칠해집니다. $를 빼고 =D2<0으로 쓰면 열도 함께 밀려서 셀마다 다른 열을 보게 됩니다.
한 줄 건너 음영: 도움말 예제의 =MOD(ROW(),2)=1은 행 번호를 2로 나눈 나머지가 1인 홀수 행에만 서식을 겁니다.
만료일 표시: 도움말 예제의 =B2<TODAY()는 오늘보다 지난 날짜를, =B2<TODAY()+60은 60일 안에 다가오는 날짜를 찾습니다.
중복 찾기: =COUNTIF($A$2:$A$400,A2)>1처럼 COUNTIF로 같은 값이 두 번 이상 나오는 셀을 칠할 수도 있습니다.

조건부 서식 수식으로 D열 증감률이 음수인 행 전체를 칠한 엑셀 시트 실제 엑셀 화면(가상 데이터): A2:F9 범위에 =$D2<0 규칙을 건 결과, D열 증감률이 음수인 행만 A열부터 F열까지 통째로 칠해졌습니다.

수식 규칙까지 쓰다 보면 한 범위에 규칙이 여러 개 걸리게 되는데요, 그러면 어떤 규칙이 이길까요?

4. 규칙이 여러 개면 무엇이 먼저 적용될까요?

홈 > 조건부 서식 > 규칙 관리를 누르면 나오는 조건부 서식 규칙 관리자에서 규칙을 만들고, 고치고, 지우고, 순서를 볼 수 있습니다. 규칙은 이 목록의 위에서 아래 순서로 평가되고, 위쪽 규칙이 아래쪽 규칙보다 우선하는데요. 도움말은 새 규칙이 기본적으로 목록 맨 위에 추가되니 순서를 계속 지켜보라고 적고 있습니다. 순서는 위로 이동과 아래로 이동으로 바꿉니다.

충돌하지 않을 때: 한 규칙은 굵게, 다른 규칙은 빨간색이라면 두 서식이 모두 적용됩니다.
충돌할 때: 한 규칙은 글꼴을 빨간색, 다른 규칙은 녹색으로 바꾼다면 목록에서 위쪽에 있는 규칙만 적용됩니다.
True일 경우 중지: 이 확인란을 켜면 그 규칙에서 평가를 멈춥니다. 다만 데이터 막대, 색조, 아이콘 집합 규칙에는 이 확인란을 쓸 수 없습니다.
손으로 칠한 서식과 겹칠 때: 조건부 서식 규칙이 참이면 같은 셀의 수동 서식보다 우선합니다. 규칙을 지우면 수동 서식은 그대로 남습니다.

조건부 서식 규칙 관리자에서 규칙이 위에서 아래 순서로 평가되고 충돌하면 위쪽 규칙만 적용되는 구조 예시 그림: 위쪽의 빨간색 규칙과 충돌하는 녹색 규칙은 빠지고, 충돌하지 않는 굵게 규칙은 함께 적용됩니다.

또 조건부 서식이 있는 셀을 복사해 붙여 넣거나 채우기, 서식 복사를 쓰면 대상 셀에 새 규칙이 만들어지는데요. 표를 여러 번 복사하다 보면 규칙 관리자에 비슷한 규칙이 쌓일 수 있어서, 가끔 목록을 열어 정리해 두시는 게 좋습니다.

※ 참고 사항: 서식이 안 보이거나 지우고 싶을 때는요?

오류가 난 셀: 수식이 오류를 돌려주는 셀에는 조건부 서식이 적용되지 않습니다. 도움말은 IS 함수나 IFERROR 함수로 오류 대신 0이나 "N/A" 같은 값을 돌려주라고 안내합니다.
빈 셀: 빈 셀 규칙에서 말하는 빈 셀은 데이터가 없는 셀이고, 공백이 하나라도 들어 있으면 텍스트로 간주돼 빈 셀과 다르게 취급됩니다.
피벗 테이블: 값 영역의 필드에는 고유 값이나 중복 값 기준 서식을 걸 수 없고, 숫자 기준으로만 서식을 지정할 수 있습니다.
지우기: 선택한 셀만 지우려면 조건부 서식 > 규칙 지우기 > 선택한 셀에서 규칙 지우기, 시트 전체는 같은 메뉴의 시트 전체 항목(영문 Clear Rules from Entire Sheet)을 누릅니다. 특정 규칙 하나만 지울 때는 규칙 관리자에서 고르면 되죠.

정리하면 엑셀 조건부 서식은 기준을 넘은 셀을 찾는 강조 규칙, 크기를 비교하는 데이터 막대와 색조, 구간을 나누는 아이콘 집합, 그리고 이 모두로 안 될 때 쓰는 수식 규칙으로 나눠 기억하시면 됩니다. 규칙이 겹치면 목록 위쪽이 이긴다는 점만 알아 두어도 「왜 색이 안 바뀌지?」 하는 순간이 많이 줄어들 텐데요. 저도 리포트에 규칙을 하나씩 걸어 보면서 다시 정리해 보려고 하니, 옵션별 세부 설정은 공식 도움말을 참고해 주세요.

자주 묻는 질문

엑셀 조건부 서식은 어디에 있나요?: 셀을 선택한 뒤 홈 탭의 스타일 그룹에서 조건부 서식을 누르면 됩니다. Windows용 엑셀에서는 데이터를 선택하면 오른쪽 아래에 나타나는 빠른 분석 단추(Ctrl+Q)의 서식 탭에서도 데이터 막대, 색, 아이콘 집합 같은 규칙을 바로 걸 수 있습니다.
조건부 서식으로 행 전체에 색을 칠하려면 어떻게 하나요?: 칠할 표 범위 전체를 선택하고 새 규칙에서 「수식을 사용하여 서식을 지정할 셀 결정」을 고른 뒤, 기준 열 앞에만 $를 붙인 수식을 넣습니다. 예를 들어 A2:F100을 선택하고 D2가 0보다 작은지 보는 수식을 D2 대신 $D2로 써서 넣으면, D열 값이 음수인 행 전체가 칠해집니다.
조건부 서식 규칙이 여러 개일 때 색이 안 바뀌는 이유는 무엇인가요?: 규칙은 조건부 서식 규칙 관리자 목록의 위에서 아래 순서로 평가되고, 서로 충돌하면 위쪽 규칙만 적용됩니다. 새 규칙은 기본적으로 맨 위에 추가되니, 규칙 관리에서 순서를 확인하고 위로 이동·아래로 이동으로 바꿔 보세요. True일 경우 중지가 켜진 규칙이 있는지도 확인해 보시면 좋습니다.
엑셀 데이터 막대에서 숫자는 숨기고 막대만 보이게 할 수 있나요?: 네. 규칙 관리에서 데이터 막대 규칙을 편집할 때 「막대만 표시」를 선택하면 셀 값은 표시하지 않고 막대만 보여 줍니다. 아이콘 집합에도 같은 방식의 「아이콘만 표시」 옵션이 있습니다.